„Informationsanfrage“ ist ein Tool, mit dem Ihr Unternehmen im Rahmen eines formellen Ausschreibungsverfahrens spezifische Informationen von Lieferanten einholen oder Fragen auf Ad-hoc-Basis stellen kann. Eine Informationsanfrage kann an jeden Lieferanten gerichtet werden, der ein gültiges Achilles-Abonnement hat und die von Ihnen ausgewählten Suchkriterien erfüllt. Nach der Veröffentlichung werden die Lieferanten über das Ereignis informiert und haben die Möglichkeit, entsprechend zu reagieren. Sie können die Antworten verfolgen und anzeigen und den Teilnehmern Nachrichten schicken. Für regulierte Ereignisse gibt es eine Funktion zur Meldung und Benachrichtigung von Lieferanten, die ausgeschlossen wurden. Der Hauptzugriff zur Informationsanfrage erfolgt über das Hauptmenü in der Kopfleiste. Weitere Zugriffsoptionen finden Sie in der Suchfunktion.
Damit Benutzer in Ihrem Unternehmen den Inhalt von Informationsanfragen anzeigen und die Funktion nutzen können, muss ihnen ein Kontoadministrator den Zugriff gewähren. Der Zugriff wird unter „Benutzer verwalten“ im Menü „Einstellungen“ gewährt.
Ein Ereignis erstellen
Es gibt drei Möglichkeiten, ein Ereignis zu erstellen.
- Die erste befindet sich auf der Seite „Informationsanfrage“, die Sie über das Hauptmenü oben links erreichen. Oben rechts sehen Sie die Schaltfläche „Ereignis erstellen“.
- Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Suche nach Lieferanten durchzuführen, diese auszuwählen und dann im Menü „Aktionen“ oben rechts die Option „Neues Informationsanfrage-Ereignis erstellen“ auszuwählen.
- Die dritte Möglichkeit ist das Klonen eines bestehenden Ereignisentwurfs, den Sie zuvor erstellt haben. Auf diese Weise können Sie eine Bibliothek von Ereignisentwürfen erstellen, die wiederholt für ähnliche Ereignisse verwendet werden können.
Sie können mit dem Entwurf eines Ereignisses beginnen und dank der automatischen Speicherung später darauf zurückgreifen. Sie müssen den Entwurf nicht sofort nutzen.
Details zum Ereignis
Hier werden die wichtigsten Informationen zum Ereignis hinzugefügt: Titel, Beschreibung, Kontakt, Frist und unterstützende Dokumente. Hinweis: Für jede hochgeladene Datei gilt eine maximale Größe von 30 MB. Die E-Mail-Adresse der ausgewählten Kontaktperson wird in den Informationen, die der Lieferant in seiner Ansicht des Ereignisses sieht, als Kontakt für das Ereignis angegeben. Beachten Sie, dass alle Benutzer in Ihrem Unternehmen die Antworten auf der Plattform sehen, unabhängig davon, wer als Kontaktperson für das Ereignis festgelegt ist. Wenn Sie die Angaben vervollständigt haben, klicken Sie auf „Speichern“. Beachten Sie, dass Sie diese Angaben bei Bedarf bearbeiten können.
Fragen
Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie die Ereignisdetails sowie die Schaltfläche „Bearbeiten“. Darunter befindet sich ein Abschnitt mit dem Titel „Fragen“. Klicken Sie auf „Frage hinzufügen“, um zu beginnen. Es stehen vier Arten von Fragen zur Auswahl.
- Text: Die Lieferanten antworten mit Freitext.
- Upload von Dokumenten: Lieferanten können nur mit einer Anlage antworten.
- Eine einzige Antwort: Die Lieferanten antworten mit einer einzigen Antwort aus einer Liste, die Sie erstellt haben.
- Mehrere Antworten: Die Lieferanten können mehrere Antworten aus einer von Ihnen erstellten Liste auswählen.
Nach der Erstellung sehen Sie, dass Ihre Fragen im Abschnitt „Fragen“ aufgeführt sind. Solange sich das Ereignis im Entwurfsstatus befindet, können Sie es dort bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte links neben der Zeile klicken und das Stiftsymbol zum Bearbeiten auswählen.
Beachten Sie, dass die Dokumentation des Informationsanfrage-Ereignisses die Ergebnisse der von Ihnen durchgeführten Suche enthält, einschließlich aller ausgewählten Spalten. Auf diese Weise können Sie vermeiden, Fragen zu stellen, die die Lieferanten bereits im Rahmen des Fragebogens beantwortet haben, und Ihre Entscheidungsfindung auf diese Fragen stützen (in einem geregelten Kontext).
Lieferanten wählen
Möglicherweise haben Sie bereits Lieferanten ausgewählt, als Sie Ihr Ereignis in der Suche erstellt haben. Falls nicht, können Sie die Suche aus dem Ereignis heraus starten. Klicken Sie im Abschnitt „Lieferanten“ auf „Aktionen“ und dann auf „Lieferanten suchen“. Sobald die gewünschten Lieferanten in der Suche ausgewählt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ und wählen „Zu bestehendem Informationsanfrage-Ereignis hinzufügen“. Nach der Auswahl werden die Lieferanten im Informationsanfrage-Ereignis angezeigt. Um die Liste der Lieferanten zu ändern, können Sie entweder die aktuell angehängte Liste der Lieferanten löschen oder eine neue Suche durchführen. Beachten Sie, dass die Spalten, die Sie in der Tabellenansicht der Suche auswählen, in den Bericht „Informationsanfrage-Ereignis“ übernommen werden. Wählen Sie alle Felder aus, die Sie für die Vorauswahl benötigen, um zu vermeiden, dass diese Informationen in den Ereignisfragen abgefragt werden.
Ereignis freigeben
Wenn Sie sich vergewissert haben, dass das Ereignis fertiggestellt ist, klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ und dann auf „Ereigniseinladungen anzeigen/veröffentlichen“. Sie erhalten dann eine Vorschau der E-Mail-Benachrichtigung, die die Lieferanten erhalten werden. Wenn Sie bereit sind, das Ereignis zu starten, klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Der Status des Ereignisses ändert sich in „Offen“. Danach kann ein Einkäufer mit der Berechtigung eines Benutzeradministrators das Abschlussdatum bearbeiten.
Ereignisstatus
Auf der Startseite für die Informationsanforderung und in Ihren Ereignissen wird einer von drei Status angezeigt:
- Entwurf: Ereignisse im Prozess der Definition. Die zum Ereignis hinzugefügten Inhalte werden automatisch gespeichert. Diese Ereignisse können gelöscht werden.
- Offen: Ereignisse, die an Lieferanten versendet wurden und innerhalb der angegebenen Frist liegen.
- Geschlossen: Ereignisse, die die Frist überschritten haben.
Antwortstatus des Lieferanten
Auf der Ereignisseite sehen Sie für jeden Ihrer eingeladenen Lieferanten einen individuellen Antwortstatus:
- Eingeladen: Ihr Unternehmen hat das Ereignis initiiert, die Hauptkontaktperson des Lieferanten wurde per E-Mail benachrichtigt, eine Benachrichtigung wurde dem Dashboard des Lieferanten hinzugefügt, aber es wurde keine Antwort gegeben.
- Interessiert: Der Lieferant hat sein Interesse an Ihrem Unternehmen bekundet, aber noch keine detaillierte Antwort gegeben.
- Nicht interessiert: Der Lieferant hat erklärt, dass er an Ihrem Ereignis nicht interessiert ist.
- In Bearbeitung: Der Lieferant arbeitet an einer Antwort, hat sie aber noch nicht übermittelt.
- Keine Antwort: Das Ereignis wurde beendet, ohne dass der Lieferant eine endgültige Antwort übermittelt hat.
- Geantwortet: Der Lieferant hat eine Antwort gesendet.
Sie können die Tabelle sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.
Antworten von Lieferanten anzeigen
Es gibt zwei Methoden, um von Lieferanten übermittelte Antworten einzusehen. Die erste Möglichkeit besteht darin, auf Lieferanten zu klicken, die auf der Seite „Ereignis“ aufgeführt sind. Die zweite Methode ist ein vollständiger Download aller Antworten. Generieren Sie diesen, indem Sie den entsprechenden Link unter der Schaltfläche „Aktionen“ im Bereich „Lieferanten“ verwenden. Der Download besteht aus einem gezippten Ordner, der eine Datei mit allen Antworten (Excel oder PDF), den Excel-Download der Suchergebnisse, wie sie bei der ersten Ausführung vorlagen (einschließlich der von Ihnen in der Tabellenansicht ausgewählten Spalten), sowie alle von den Lieferanten hochgeladenen unterstützenden Dateien enthält. Antworten können nur dann heruntergeladen werden, wenn das Ereignis abgeschlossen ist und Sie Mitglied einer regulierten Gemeinschaft/eines regulierten Netzwerks sind.
Funktion für ausgeschlossene Lieferanten
Das System ermöglicht die Erstellung von Ereignissen, die Benachrichtigungen an Lieferanten erzeugen, die ausgeschlossen wurden. Diese Funktion wird normalerweise verwendet, wenn das Ereignis in einem regulierten Kontext stattfindet. Sie ist so konzipiert, dass sie den EU-Leitlinien zur Gewährleistung einer gleichberechtigten und transparenten Behandlung der Lieferanten entspricht. Um die Benachrichtigungen auszulösen und einen Bericht für Ihre eigenen Unterlagen zu erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Ausgeschlossene Lieferanten benachrichtigen, wenn Einladungen ausgesprochen werden“. Diese Funktion ist verfügbar, wenn Sie Lieferanten zu Ihrem Ereignis hinzufügen.
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle Lieferanten in den Suchergebnissen ausgewählt sind und wenn die Suche die folgenden Kriterien erfüllt:
- Für die Suche wurde ein einziges Netzwerk/eine einzige Gemeinschaft verwendet.
- Mindestens ein Warencode wurde ausgewählt.
- Mindestens eine Lieferregion wurde ausgewählt.
- Mindestens ein anderer Filter wurde ausgewählt.
- Der Qualifikationsstatus wurde NICHT als Filter ausgewählt.
Benachrichtigungen
Ausgeschlossene Lieferanten werden erst benachrichtigt, nachdem die Einladungen zur Veranstaltung verschickt wurden. Sie erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Dashboard, in der die Details des Ereignisses, der Name der Einkaufsorganisation, der Zeitpunkt des Ausschlusses und des Starts des Ereignisses sowie die erfüllten und die nicht erfüllten Suchkriterien aufgeführt sind. Beachten Sie, dass Lieferanten keine Benachrichtigungen erhalten, wenn sie ausgeschlossen wurden, weil sie die ausgewählten Codes oder Regionen nicht beliefern.
Bericht über ausgeschlossene Lieferanten
Bei regulierten Ereignissen müssen Sie möglicherweise nachweisen, dass das Ereignis ordnungsgemäß durchgeführt wurde und dass ausgeschlossene Lieferanten benachrichtigt wurden. Im Anhang des Ereignisses finden Sie den Bericht über ausgeschlossene Lieferanten, aus dem hervorgeht, wer ausgeschlossen wurde und welche Suchfilter dafür verantwortlich waren. Beachten Sie, dass die in Ihrer Suche verwendeten Netzwerke/Gemeinschaften, Warencodes und Lieferregionen nicht als Ausschlussgründe im Bericht berücksichtigt werden. Die darüber hinaus verwendeten Filter werden erfasst.
Den Bericht können Sie über die Schaltfläche „Aktionen“ im Abschnitt „Lieferanten“ des Bildschirms „Informationsanfrage-Ereignis“ anzeigen. Der Name des Downloads kann bearbeitet werden, und der Download ist im Excel- und PDF-Format verfügbar. Die Suchkriterien werden auf der zweiten Registerkarte des Arbeitsblatts angezeigt. Bitte beachten Sie, dass der Bericht die Ausschlüsse so anzeigt, wie sie bei der ursprünglichen Durchführung der Suche berechnet wurden. Spätere Änderungen der Lieferantendaten werden nicht berücksichtigt. Dies ist erforderlich, damit die Berichte als Teil eines Audit-Trails zugelassen werden können.
Messaging
Messaging ermöglicht Einkäufern und Lieferanten die direkte Kommunikation zu offenen Informationsanfragen. Als Einkäufer möchten Sie vielleicht klärende Informationen an die teilnehmenden Lieferanten senden. Der Zugriff auf die Messaging-Funktion erfolgt über das Briefumschlagsymbol in der Kopfleiste. Ein Zähler auf dem Symbol zeigt an, wie viele ungelesene Nachrichten Sie haben.
Hier können Sie auf Nachrichten von Lieferanten zu Ereignissen antworten. Um ein Gespräch mit einem einzelnen Lieferanten oder allen eingeladenen Lieferanten zu beginnen, navigieren Sie zu einem offenen Ereignis und wählen Sie „Nachricht“ unter „Aktionen“. Beachten Sie, dass alle Antworten der Lieferanten auf Ihre Nachricht nur für Sie, nicht aber für die anderen Lieferanten sichtbar sind.
- Der Nachrichtenkopf enthält den Namen Ihres Unternehmens und den Namen des Ereignisses.
- Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie anschließend auf „Senden“.
Beachten Sie, dass nur die Kontaktperson für das Ereignis in Ihrem Unternehmen E-Mails erhält, wenn Nachrichten eingegangen sind. Alle Benutzer in Ihrem Unternehmen können die empfangenen Nachrichten auf der Plattform sehen.
Sie können Ihre Nachrichten verwalten, indem Sie sie markieren, filtern und nach Stichworten durchsuchen. Verwenden Sie hierfür die Symbole auf der linken Seite der Nachrichtenseite.
- Nach Unternehmen filtern: Klicken Sie auf das oberste Symbol, um eine alphabetisch geordnete Liste aller Unternehmen anzuzeigen, die Nachrichten gesendet haben. Durch die Eingabe in das Suchfeld am oberen Rand wird die Liste auf diejenigen beschränkt, die diesen Text enthalten. Wenn Sie auf das Unternehmen klicken, wird die gefilterte Liste der Gespräche angezeigt. Über das Suchfeld am oberen Rand können Sie dann in der Liste nach Informationsanfrage-Ereignissen suchen.
- Nach Personen filtern: Wenn Sie auf das Personensymbol klicken, wird eine Liste von Absendern angezeigt, die dann nach Stichworten durchsucht werden kann.
- Nach Informationsanfrage-Ereignis filtern: Das dritte Symbol ermöglicht die Begrenzung der Meldungen auf das Ereignis, auf das sie sich beziehen. Noch ein wichtiger Tipp zu dieser Funktion: Sie können das Suchfeld oben in der Liste nicht nur für die Suche nach Ereignisnamen verwenden, sondern auch nach Ihrem eigenen Namen, wenn Sie die Kontaktperson des Ereignisses sind.
- Nach markierten Gesprächen filtern: Das vierte Symbol ermöglicht es Ihnen, nach Gesprächen zu filtern, die Sie markiert haben. Sie sehen das Symbol zum Markieren von Gesprächen im Nachrichten-Lesebereich.