Informasjonsforespørsel er et verktøy som lar organisasjonen din søke etter bestemt informasjon fra leverandører i forbindelse med en formell anbudsprosess eller stille spørsmål på ad hoc-basis. En informasjonsforespørsel om anbud kan sendes til alle leverandører som har et gyldig Achilles-abonnement, og som oppfyller søkekriteriene du har valgt. Så snart forespørselen er sendt, vil leverandører bli varslet om anbudet og kunne svare på det. Du kan spore og se svar og sende meldinger til deltakere. Når det gjelder regulerte anbud, finnes det en funksjon som gjør det mulig å rapportere om og varsle leverandører som er ekskludert. Det viktigste punktet for å få tilgang til informasjonsforespørsler er hovedmenyen i det øverste feltet. Du finner også tilgangspunkter i Søk.
For at brukere i organisasjonen din skal kunne se innholdet i informasjonsforespørsler og bruke funksjonaliteten, må de få tilgang av en kontoadministrator. Tilgang tildeles under Administrer brukere i innstillingsmenyen som du åpner via tannhjulikonet.
Opprett et anbud
Når du vil opprette et anbud, har du tre alternativer.
- Det første finner du på siden for informasjonsforespørsler, som du får tilgang til i hovedmenyen øverst til venstre. Du ser en «Opprett anbud»-knapp øverst til høyre.
- Det andre går ut på å søke etter leverandører, merke og deretter velge «Opprett ny informasjonsforespørsel om anbud» fra Handlinger-menyen øverst til høyre.
- Det tredje alternativet går ut på å klone et eksisterende utkast til et anbud du har opprettet tidligere. Med dette kan du bygge et bibliotek av utkast til anbud som kan brukes gjentatte ganger for lignende anbud.
Du kan begynne på et utkast til et anbud og komme tilbake til det senere takket være den automatiske lagringen. Det er ingen krav om at anbudet må lanseres med en gang.
Anbudsopplysninger
Viktig informasjon om anbudet legges til her: tittel, beskrivelse, kontaktinformasjon, tidsfrist og underlagsdokumentasjon. Merk: Hver fil som lastes opp, kan være maksimum 30 MB. Den valgte kontaktens e-postadresse inkluderes som anbudskontakt i informasjonen som leverandørene ser i deres visning av anbudet. Merk at alle brukere i organisasjonen din kan se svarene i plattformen, uavhengig av hvem som er angitt som anbudskontakt. Når du har fylt ut alle opplysningene, klikker du på Lagre. Merk at du kan redigere disse opplysningene ved behov.
Spørsmål
På den neste skjermen ser du anbudsopplysningene sammen med en Rediger-knapp. Nedenfor denne er det en del kalt Spørsmål. Klikk på Legg til spørsmål for å komme i gang.Du kan velge mellom fire typer spørsmål.
- Tekst: Leverandører svarer med fritekst.
- Opplasting av dokument: Leverandører kan bare svare med et vedlegg.
- Enkelt svar: Leverandører svarer med et enkelt svar fra en liste du har opprettet.
- Flere svar: Leverandører kan velge flere svar fra en liste du har opprettet.
Når listen er opprettet, kan du se at spørsmålene dine er oppført i delen Spørsmål. Når anbudet har status som utkast, kan du redigere det ved å klikke på ellipsen til venstre for raden og velge blyantikonet.
Merk at dokumentasjonen for informasjonsforespørselen om anbud vil inkludere resultater fra søket du kjørte, inkludert eventuelle kolonner som ble valgt. På den måten kan du unngå å stille spørsmål som leverandører allerede har svart på som en del av spørreskjemaet, og basere beslutningen på disse (i en regulert sammenheng).
Velg leverandører
Det kan hende du allerede har valgt leverandører hvis du begynte å opprette anbudet i Søk. Hvis ikke, kan du starte Søk når du er i anbudet. Når du er i delen Leverandører, klikker du på «Handlinger» og deretter på «Søk etter leverandører». Når de påkrevde leverandørene er valgt i Søk, klikker du på «Handlinger»-knappen og velger «Legg til i eksisterende informasjonsforespørsel om anbud». Når leverandørene er valgt, vises de i informasjonsforespørselen om anbud. Hvis du vil endre listen over leverandører, kan du enten slette listen over leverandører som er lagt ved for øyeblikket, eller kjøre et nytt Søk. Merk at kolonnene du velger i tabellvisningen i Søk, vil bli overført til rapporten for informasjonsforespørsel om anbud. Du bør velge alle feltene du trenger for å gjennomføre utvelgingen, slik at du unngår å be om denne informasjonen i anbudsspørsmålene.
Send ut anbud
Når du er fornøyd og mener at anbudet er klart til å sendes ut, klikker du på Handlinger øverst til høyre og deretter på «Se / send ut anbudsinvitasjoner». Du vil da få opp en forhåndsvisning av e-postvarslingen som leverandørene vil få tilsendt. Hvis du er klar til å starte anbudet, klikker du på Send ut. Merk at anbudsstatusen deretter endres til Åpen. Etter dette punktet kan en innkjøperbruker med tillatelser som brukeradministrator redigere sluttdatoen.
Anbudsstatuser
Du vil se en av disse tre statusene, som er synlige på hjemmesiden for informasjonsforespørsel:
- Utkast: Anbud er i ferd med å bli definert. Innhold som legges til i anbudet, lagres automatisk. Disse anbudene kan slettes.
- Åpent: Anbud som er sendt ut til leverandører, og som har en angitt tidsfrist.
- Lukket: Anbud som har passert datoen for tidsfristen.
Status for leverandørsvar
Du ser status for individuelle svar oppført for hver av de inviterte leverandørene på anbudssiden:
- Invitert: Organisasjonen din har satt i gang anbudet, en e-post er sendt til leverandørens primære forretningskontakt, en varsling er lagt til i leverandørens dashbord, men et svar er ennå ikke avgitt.
- Interessert: Leverandøren har registrert interesse for anbudet, men et detaljert svar er ennå ikke avgitt.
- Ikke interessert: Leverandøren har meldt fra om at de ikke er interessert i anbudet.
- Pågår: Leverandøren jobber med et svar, men har ennå ikke sendt det.
- Ikke noe svar: Anbudet er lukket uten at leverandøren har sendt et endelig svar.
- Svart: Leverandøren har sendt et svar.
Du kan sortere tabellen ved å klikke på kolonneoverskriftene.
Se leverandørsvar
Det er to måter du kan se innsendte svar fra leverandører på. Den første er å klikke på leverandørene som er ført opp på anbudssiden. Den andre er å laste ned alle svarene. Dette kan du gjøre ved å bruke den rette lenken under «Handlinger»-knappen i delen Leverandører. Nedlastingen vil bestå av en komprimert mappe som inneholder en fil med alle svarene (Excel eller PDF), Excel-nedlastingen med søkeresultater som de fremkom i det første søket (inkludert kolonnene du valgte i tabellvisningen), pluss eventuelle underlagsdokumenter lastet opp av leverandørene. Svarene kan bare lastes ned når anbudet er lukket hvis du er medlem i et regulert nettverk.
Ekskludert leverandør-funksjonalitet
Systemet lar deg opprette anbud som genererer varslinger til leverandører som er ekskludert. Denne funksjonaliteten brukes vanligvis når anbudet finner sted i en regulert sammenheng. Den er utformet for å være i tråd med EU-retningslinjer for å sikre at leverandører behandles likt og på en transparent måte. For å utløse varslingene og en rapport til ditt eget arkiv merker du av i avmerkingsboksen ved siden av «Varsle ekskluderte leverandører når invitasjoner sendes ut». Denne boksen er tilgjengelig på det punktet der du legger til leverandører i anbudet.
Funksjonaliteten er bare tilgjengelig når alle leverandørene i søkeresultatene er valgt, og når søket oppfyller følgende kriterier:
- et enkelt nettverk ble brukt i Søk
- minst ett varenummer ble valgt
- minst ett leveringsområde ble valgt
- minst ett annet filter ble valgt
- kvalifiseringsstatus ble IKKE valgt som et filter
Varslinger
Ekskluderte leverandører varsles bare når anbudsinvitasjoner er sendt ut. Da ser de en varsling på dashbordet som viser anbudsopplysninger, innkjøperorganisasjonens navn, tidspunkt for ekskludering og anbudslansering, søkekriteriene som ble oppfylt, og søkekriteriene som ikke ble oppfylt. Merk at leverandører ikke mottar varslinger hvis de ble ekskludert fordi de ikke leverer de valgte numrene eller områdene.
Rapport om ekskluderte leverandører
Når det gjelder regulerte anbud, kan det hende at du må vise at anbudet ble utført korrekt, og at ekskluderte leverandører ble varslet. Vedlagt anbudet er rapporten om ekskluderte leverandører som viser hvem som ble ekskludert, og søkefiltrene som ble brukt. Merk at nettverket, varenumrene og leveringsområdene som brukes i søket, ikke regnes som ekskluderingsgrunner i rapporten. Det er filtrene som brukes i tillegg til disse, som vil bli registrert.
Vis rapporten ved å bruke «Handlinger»-knappen i delen Leverandører i skjermen for informasjonsforespørsel om anbud. Nedlastingsnavnet kan redigeres og er tilgjengelig i Excel- og PDF-format. Søkekriteriene vises i den andre fanen i regnearket. Merk at rapporten viser ekskluderingene slik de ble beregnet da søket opprinnelig ble utført. Påfølgende endringer i leverandørdataene gjenspeiles ikke. Dette er nødvendig for at rapportene skal være tilgjengelige som del av et revisjonsspor.
Meldinger
Innkjøpere og leverandører kan kommunisere direkte med hverandre via meldinger om informasjonsforespørsler om åpne anbud. Som innkjøper kan det hende du vil sende ut klargjørende informasjon til deltakende leverandører. Du får tilgang til meldingsfunksjonen via konvoluttikonet i det øverste feltet. En teller på ikonet viser hvor mange uleste meldinger du har.
Du kan svare på leverandørenes meldinger om anbud her. Hvis du vil starte en samtale med en enkelt leverandør eller alle de inviterte leverandørene, går du til et åpent anbud og velger «Melding» under «Handlinger». Merk at det bare er du som får se leverandørers svar på meldingen din, ikke de andre leverandørene.
- Meldingsoverskriften inneholder navnet på organisasjonen din og anbudsnavnet.
- Skriv inn meldingen, og klikk på «Send» når du er ferdig.
Merk at det bare er anbudskontakten i organisasjonen din som får e-post når meldinger mottas. Alle brukere i organisasjonen din kan se meldinger som mottas i plattformen.
Du kan administrere meldingene ved å flagge, filtrere og søke med nøkkelord med ikonene til venstre på meldingssiden.
- Filtrer etter organisasjon: Klikk på det øverste ikonet for å få en liste over alle organisasjonene som har sendt meldinger, i alfabetisk rekkefølge. Hvis du skriver noe inn i søkeboksen øverst, begrenses listen til dem som inkluderer den teksten. Hvis du klikker på organisasjonen, vises den filtrerte listen over samtaler. Søkeboksen øverst kan deretter brukes til å finne informasjonsforespørsler om anbud i listen.
- Filtrer etter personer: Hvis du klikker på personikonet, genereres en liste over avsendere, som deretter kan bli gjenstand for søk med nøkkelord.
- Filtrer etter informasjonsforespørsler om anbud: Det tredje ikonet gjør det mulig å begrense meldingene etter anbudet de var knyttet til. Et godt tips når det gjelder denne funksjonaliteten, er at du i tillegg til å bruke søkeboksen øverst i listen til å søke etter anbudsnavn, kan bruke den til å søke etter ditt eget navn hvis du er anbudskontakt.
- Filtrer etter flaggede samtaler: Med det fjerde ikonet kan du filtrere etter samtaler du har flagget. Du ser ikonet du kan flagge samtaler med, i meldingsleseruten.