Petición de información es una herramienta que permite a tu organización buscar información concreta de los proveedores como parte de un proceso de licitación formal, o bien formular preguntas en función de las circunstancias. Se puede enviar un evento de Petición de información a cualquier proveedor que tenga una suscripción a Achilles válida y que cumpla los criterios de búsqueda que hayas seleccionado. Una vez enviada, los proveedores recibirán una notificación del evento y podrán proporcionar respuestas según corresponda. Podrás rastrear y ver las respuestas, así como los participantes de los mensajes. En el caso de eventos regulados, existe una funcionalidad para informar sobre los proveedores que se han excluido y notificárselo. El punto de acceso principal a Petición de información es a través del menú principal en la barra de encabezado. También verás puntos de acceso en Buscar.
Para ver el contenido de Petición de información y utilizar la funcionalidad, un administrador de cuentas debe conceder acceso a los usuarios de tu organización. El acceso se otorga en Gestionar usuarios, en el menú de engranaje Ajustes.
Creación de un evento
Existen tres opciones para crear un evento.
- La primera está en la página Petición de información, a la que se accede desde el menú principal, en la esquina superior izquierda. Verás un botón «Crear evento» en la esquina superior derecha.
- La segunda consiste en ejecutar una búsqueda de proveedores, seleccionar uno y luego elegir «Crear evento de Petición de información» en el menú Acciones de la esquina superior derecha.
- La tercera consiste en clonar un evento de borrador existente que hayas creado anteriormente. Esto te permite crear una biblioteca de eventos de borrador que se puede utilizar de manera repetida para eventos similares.
Puedes empezar a crear un borrador de evento y volver al mismo más tarde gracias a la función de guardado automático; no es necesario iniciarlo inmediatamente.
Detalles del evento
Aquí se añade información clave sobre el evento: título, descripción, contacto, plazo límite y documentos complementarios. Nota: cada archivo cargado puede tener un tamaño máximo de 30 MB. La dirección de correo electrónico del contacto seleccionado se incluye como el contacto del evento en la información que el proveedor ve en su vista del evento. Ten en cuenta que todos los usuarios de tu organización verán las respuestas en la plataforma, independientemente del Contacto del evento establecido. Una vez cumplimentados los detalles, haz clic en Guardar. Ten en cuenta que podrás editar estos detalles según sea necesario.
Preguntas
En la siguiente pantalla verás los detalles del evento, con un botón Editar. Debajo aparece una sección titulada Preguntas. Haz clic en Añadir pregunta para comenzar. Puedes elegir entre cuatro tipos de preguntas.
- Texto: los proveedores responden con texto libre.
- Carga de documento: los proveedores solo pueden responder con un archivo adjunto.
- Respuesta única: los proveedores responden con una única respuesta de una lista que has creado.
- Varias respuestas: los proveedores pueden seleccionar varias respuestas de una lista que has creado.
Una vez creada, verás que las preguntas aparecen en la sección Preguntas. Mientras el evento tenga el estado Borrador, puedes editarlo haciendo clic en los puntos suspensivos a la izquierda de la fila y seleccionando el icono de lápiz Editar.
Ten en cuenta que la documentación del evento de Petición de información incluirá los resultados de la búsqueda que has ejecutado, incluidas las columnas seleccionadas. Gracias a ello, puedes evitar formular preguntas que los proveedores ya hayan respondido como parte del cuestionario, y basar tu toma de decisiones en ellas (en un contexto regulado).
Seleccionar proveedores
Es posible que ya hayas seleccionado proveedores si empezaste a crear el evento en Buscar. En caso contrario, puedes iniciar búsqueda desde el propio evento. En la sección Proveedores, ha clic en «Acciones» y luego en «Buscar proveedores». Una vez seleccionados los proveedores requeridos en Buscar, haz clic en el botón «Acciones» y selecciona «Añadir a evento de Petición de información existente». Una vez seleccionados, los proveedores se muestran en el evento de Petición de información. Para corregir la lista de proveedores, puedes eliminar la lista de proveedores que está adjunta en ese momento o ejecutar una búsqueda nueva. Ten en cuenta que las columnas que selecciones en la vista de tabla de la búsqueda se trasladarán al informe del evento de Petición de información. Debes seleccionar los campos que necesites para realizar la selección de proveedores, y así evitar pedir esta información en las preguntas del evento.
Enviar evento
Una vez que consideres que el evento está listo para su envío, haz clic en Acciones en la esquina superior derecha y luego en «Ver/Enviar invitaciones al evento». A continuación se te mostrará una vista previa de la notificación por correo electrónico que se enviará a los proveedores. Si estás preparado para iniciar el evento, haz clic en Enviar. El estado del evento cambiará a Abierto. A partir de ese punto, un usuario comprador con permisos de Administrador de usuarios puede editar la fecha de cierre.
Estados de evento
Visibles en la página de inicio de Petición de información y en tus eventos, se mostrará uno de estos tres estados:
- Borrador: eventos en proceso de definición. El contenido añadido al evento se guardará automáticamente. Estos eventos se pueden eliminar.
- Abierto: eventos que se han enviado a los proveedores y que están dentro del plazo límite especificado.
- Cerrado: eventos posteriores al plazo límite.
Estados de respuesta del proveedor
Verás que aparecen estados de respuesta individuales para cada uno de tus proveedores invitados en la página Evento:
- Invitado: tu organización ha iniciado el evento, se ha enviado un correo electrónico al contacto empresarial principal del proveedor, se ha añadido una notificación al panel del proveedor, pero no se ha proporcionado una respuesta.
- Interesado: el proveedor ha registrado su interés en el evento, pero aún no se ha proporcionado una respuesta detallada.
- No interesado: el proveedor ha declarado que no está interesado en el evento.
- En curso: el proveedor está preparando una respuesta, pero aún no la ha enviado.
- Sin respuesta: el evento se ha cerrado sin que el proveedor envíe una respuesta final.
- Respondido: el proveedor ha enviado una respuesta.
Puedes ordenar la tabla haciendo clic en los encabezados de columna.
Visualización de respuestas del proveedor
Existen dos métodos para ver las respuestas enviadas por los proveedores. El primero es hacer clic en los proveedores que aparecen en la página Evento. El segundo método consiste en realizar una descarga completa de todas las respuestas. Genera el archivo con el enlace apropiado del botón «Acciones» en la sección Proveedores. La descarga será una carpeta comprimida, que contendrá un archivo con todas las respuestas (Excel o PDF), la descarga en Excel de los resultados de la búsqueda tal como aparecieron durante la primera ejecución (incluidas las columnas que seleccionó en la vista de tabla) y los archivos complementarios cargados por los proveedores. Si eres miembro de una comunidad/red regulada, las respuestas solo se pueden descargar una vez que el evento se haya cerrado.
Funcionalidad de proveedores excluida
El sistema te permite crear eventos que generan notificaciones para los proveedores que se han excluido. Esta funcionalidad se suele utilizar cuando se lleva a cabo el evento en un contexto regulado. Está diseñadapara cumplir las directrices de la UE a fin de garantizar que los proveedores reciban un trato igualitario y transparente. Para activar las notificaciones y generar un informe para tus propios registros, utiliza la casilla de verificación situada junto a «Notificar a los proveedores excluidos cuando se envíen invitaciones» Estará disponible cuando añadas proveedores al evento.
La funcionalidad solo está disponible cuando se seleccionan todos los proveedores en los resultados de la búsqueda y cuando la búsqueda cumple los siguientes criterios:
- Se ha utilizado una única red/comunidad en la búsqueda.
- Se ha seleccionado al menos un código de mercancías.
- Se ha seleccionado al menos una región de suministro.
- Se ha seleccionado al menos otro filtro.
- NO se ha seleccionado un estado Calificación como filtro.
Notificaciones
Los proveedores excluidos solo reciben una notificación una vez que se han enviado las invitaciones al evento. Verán una notificación en su panel indicando los detalles del evento, el nombre de la organización compradora, los calendarios de exclusión y de inicio del evento, los criterios de búsqueda que se han cumplido y los criterios de búsqueda que no se han cumplido. Ten en cuenta que los proveedores no reciben notificaciones si se han excluido porque no suministran los códigos o regiones seleccionados.
Informe de proveedores excluidos
Para los eventos regulados, puede que tengas que demostrar que el evento se ha realizado correctamente, y que se envió una notificación a los proveedores excluidos. Adjunto al evento, encontrarás el informe de proveedores excluidos que muestra los proveedores excluidos y los filtros de búsqueda que los excluyeron. Ten en cuenta que la red/comunidad, los códigos de mercancías y las regiones de suministro utilizados en tu búsqueda no se cuentan como motivos de exclusión en el informe. Son los filtros utilizados, además de los datos anteriores, los que se registrarán.
Puedes ver el informe mediante el botón «Acciones» en la sección Proveedores de la pantalla Evento de petición de información. El nombre de la descarga se puede editar y está disponible en formato Excel y PDF. Los criterios de búsqueda se muestran en la segunda pestaña de la hoja de cálculo. Ten en cuenta que el informe muestra las exclusiones tal como se calcularon cuando se ejecutó inicialmente la búsqueda. Los cambios posteriores de los datos de proveedores no se reflejarán. Esto es necesario para que los informes sean admisibles como parte de una pista de auditoría.
Mensajería
Mensajería permite a los compradores y proveedores comunicarse directamente entre sí acerca de eventos de Petición de información abiertos. Como comprador, es posible que quieras enviar información aclaratoria a los proveedores participantes. Se puede acceder a la mensajería a través del icono de sobre en la barra de encabezados. Un contador en el icono muestra cuántos mensajes no leídos tienes.
Puedes responder a los mensajes de los proveedores sobre los eventos aquí. Para iniciar una conversación con un proveedor individual o con todos los proveedores invitados, desplázate hasta un evento abierto y selecciona «Mensaje» en «Acciones». Ten en cuenta que las respuestas de los proveedores a tu mensaje solo las verás tú, no el resto de proveedores.
- El encabezado de mensaje incluye el nombre de tu organización y el nombre del evento.
- Escribe el mensaje y, cuando hayas terminado, haz clic en «Enviar».
Ten en cuenta que solo el contacto del evento en tu organización recibirá correos electrónicos cuando se reciban los mensajes. Todos los usuarios de tu organización podrán ver los mensajes recibidos en la plataforma.
Puedes gestionar los mensajes marcándolos, filtrándolos y buscándolos por palabra clave con los iconos del lado izquierdo de la página de mensajería.
- Filtrar por organización: haz clic en el icono superior para ver una lista de todas las organizaciones que han enviado mensajes, organizadas alfabéticamente. Al escribir en el cuadro de búsqueda de la parte superior limitarás la lista a aquellas organizaciones que incluyan dicho texto. Al hacer clic en la organización se muestra la lista filtrada de conversaciones. El cuadro de búsqueda de la parte superior se puede utilizar para identificar los eventos de Petición de información en la lista.
- Filtrar por personas: al hacer clic en el icono Persona se genera una lista de remitentes, que luego se pueden buscar por palabra clave.
- Filtrar por evento de petición de información: el tercer icono permite acotar los mensajes en función del evento con el que están relacionados. Consejo para usar esta funcionalidad: puedes utilizar el cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista no solo para buscar nombres de eventos, sino también tu propio nombre si eres el contacto del evento.
- Filtrar por conversaciones marcadas: el cuarto icono te permite filtrar las conversaciones que has marcado. Verás el icono para marcar conversaciones en el panel de lectura del mensaje.