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Prepararse para una Auditoría Virtual

Preguntas de ámbito general

¿Mis clientes reconocerán mi auditoría virtual?

Hemos solicitado la aprobación de compradores y grupos directivos para realizar auditorías virtuales durante la crisis actual. Las organizaciones compradoras han acordado reconocer las auditorías virtuales como lo harían si fuera una auditoría cara a cara.

¿Puedo extender mi acreditación hasta que finalice el estado de alarma y luego llevar a cabo mi auditoría?

La auditoría que se encuentre vigente caducará en la fecha indicada, es de interés de los clientes que se mantenga vigente la auditoría, por ello en conjunto, se ha proporcionado esta posibilidad de hacer la auditoría de manera remota, así mismo es un beneficio contar con la auditoría vigente para estar habilitados en los procesos de licitación que nuestros clientes están lanzando, todo con el propósito de asegurar la continuidad de los servicios acordados.

Muchos de nuestros documentos se encuentran en nuestra oficina o no se encuentran disponibles por otros motivos, ¿en qué medida nos afectaría esto?

Entendemos que dada esta situación excepcional algunos documentos y registros se encuentren en su oficina y no estén accesibles en este momento. Nuestros auditores solicitarán ver los procedimientos relacionados con esta evidencia y simplemente anotarán una observación para explicar por qué esos documentos no se presentaron en el momento de la auditoría.

Para documentos en poder de otros compañeros de trabajo, siempre recomendamos que comparta la invitación a la reunión con cualquiera de sus compañeros que puedan apoyar la evaluación. El enlace de la reunión que le enviamos puede compartirse con cualquier persona que normalmente estaría involucrada en su auditoría, como por ejemplo puede ser el caso de Recursos Humanos.

Todos mis documentos a presentar en la auditoría los tengo en papel, ¿cómo puedo compartirlo con ustedes?

Para cualquier documento impreso, existen aplicaciones de escaneo para teléfonos móviles y se pueden descargar de forma gratuita. Varios de nuestros auditores utilizan la aplicación Scanner App que convierte las fotos en escaneadas / fotocopias que luego se pueden reenviar a una dirección de correo electrónico o guardar.

¿Qué pasa con la protección de datos y GDPR?

Con el fin de que la auditoría se pueda completar satisfactoriamente, se podrá compartir (siempre que estén de acuerdo) información previa a la auditoría, para que esta sea revisada por el auditor.

¿Qué pasa después de la auditoría?

Cuando se complete la auditoría, cargaremos el informe de auditoría en el sistema y usted tendrá acceso a su informe y certificado como lo haría normalmente.

Preguntas de ámbito técnico

¿Necesito una cámara o un altavoz para completar la auditoría?

No es necesario que tenga una cámara en su ordenador. Hemos completado auditorías con el altavoz del teléfono móvil activado mientras la información se comparte en la pantalla. La auditoría es más fácil de completar si tiene un altavoz en su ordenador portátil, pero hay alternativas disponibles.

¿Necesito una herramienta tecnológica adicional en mi computadora para la auditoría?

Antes de llevar a cabo la auditoría, nuestro Auditor acordará con usted cuál es la mejor herramienta tecnológica (equipos de Microsoft, Skype, Dropbox, GoToWebinar, etc.) que se puede usar para completar la auditoría. Lo mejor de Microsoft Teams es que no necesita el software en su ordenador, ya que le enviaremos un enlace a través del cual se podrá unir a la llamada.

¿Podríamos probar la herramienta tecnológica de antemano?

Sí, la prueba de la herramienta tecnológica a usar en la auditoría, debe ser realizada previamente, esto forma parte de nuestro proceso y no dude en contactar y solicitarlo al auditor a cargo de su proceso.

No me importa hacer la auditoría, pero la casa es muy ruidosa con niños / mascotas, ¿habría algún problema?

Al igual que usted, también estamos trabajando desde casa y adaptándonos a los retos que esto conlleva. Muchos de nuestros auditores tienen hijos y mascotas y no tenemos absolutamente ningún problema con que usted tenga lo mismo. Al igual que en una auditoría cara a cara, sabemos que pueden surgir alguna distracción y consideramos qu

Updated on 12th May 2020

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