¿Mis clientes reconocerán mi auditoría virtual?
Hemos pedido la aprobación de los compradores y los grupos directivos para realizar auditorías virtuales durante la crisis actual. Las organizaciones compradoras han acordado reconocer las auditorías virtuales como si se tratara de auditorías presenciales.
¿Puedo ampliar mi acreditación hasta que finalice el confinamiento y realizar después la auditoría?
Aunque la comunidad de compras entiende que vivimos una época sin precedentes y que nuestras formas de trabajar han cambiado drásticamente, sigue haciendo hincapié en la importancia del mantenimiento de los sistemas de gestión de Salud, Seguridad, Medioambiente y Calidad (HESQ) y de responsabilidad social corporativa (RSC) durante este periodo. La auditoría les proporciona confianza de que el trabajo puede comenzar rápidamente y con los mismos estándares estrictos a los que los clientes están acostumbrados.
La ventaja de realizar la auditoría ahora es que cuando empiece el trabajo, podrás centrarte en él, en lugar de en la auditoría. También estamos al tanto de varias oportunidades de licitación que la comunidad de compras ha publicado recientemente.
Muchos de nuestros documentos se guardan en nuestra oficina o están en manos de otras personas. ¿Nos va a afectar?
Somos conscientes de que es posible que algunos documentos y registros se guarden en tu oficina y no podamos acceder a ellos actualmente. Nuestros auditores solicitarán ver los procedimientos relacionados con estas pruebas y simplemente registrarán una observación para explicar por qué no se ha podido ver el registro durante la auditoría.
En caso de documentos en poder de otras personas, siempre recomendamos que invites a la reunión a los compañeros que puedan contribuir a la evaluación. Puedes compartir el enlace de la reunión que te enviamos con cualquier persona que normalmente participaría en la auditoría, como por ejemplo un miembro del departamento de recursos humanos.
Tengo la documentación necesaria para la auditoría, pero solo en copias impresas. ¿Cómo puedo compartirla con vosotros?
En caso de documentos impresos, existen aplicaciones de escaneo para teléfonos móviles excelentes (y gratuitas). Algunos auditores utilizan la aplicación Scanner App, que convierte las fotos en documentos escaneados o fotocopias que luego se pueden reenviar a una dirección de correo electrónico o guardar.
¿Qué pasa con la protección de datos y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)?
Tratamos las auditorías virtuales de la misma manera que las auditorías presenciales. No grabaremos la llamada ni te pediremos que nos envíes información, a menos que quieras hacerlo. También nos parece aceptable ver documentos con partes suprimidas si te preocupa compartir información personal.
¿Qué sucede después de la auditoría?
Una vez finalizada la auditoría, cargaremos el informe de auditoría en el sistema y podrás acceder a este y al certificado de la manera habitual. Para los clientes de verificación de UVDB que requieran una auditoría en las instalaciones, en el informe y el certificado se asignará una puntuación de cero al elemento del centro de trabajo hasta que se complete esta parte. Tan pronto como se relajen las restricciones a la movilidad, organizaremos una visita a las instalaciones contigo.
Requisitos técnicos
¿Necesito una cámara o un altavoz para realizar la auditoría?
No es necesario que tengas una cámara en el ordenador; hemos realizado auditorías comunicándonos con el altavoz del móvil y compartiendo información en la pantalla. Es más sencillo realizar la auditoría si tienes un portátil con altavoz, pero hay otras alternativas.
¿Necesito instalar algún programa adicional en el ordenador para la auditoría?
Antes de llevar a cabo la auditoría, nuestro auditor comentará contigo el mejor software (Microsoft Teams, Skype, Dropbox, GoToWebinar, etc.) que podemos usar para realizarla. Lo bueno de Microsoft Teams es que no tienes que instalar el software en tu ordenador, ya que te enviaremos un enlace.
¿Podremos probar el software antes de la auditoría?
Nuestros auditores estarán encantados de programar una prueba del software para que, el día de la auditoría, todo funcione sin problemas. Una vez que te asignen a tu auditor, no dudes en ponerte en contacto con él para solicitar una prueba.
Me parece bien realizar la auditoría, pero en mi casa hay mucho ruido con los niños y las mascotas. ¿Será un problema?
Al igual que tú, nosotros también trabajamos desde casa y tratamos de adaptarnos a las dificultades y vicisitudes asociadas. Muchos de nuestros auditores tienen hijos y mascotas, y no tenemos absolutamente ningún problema con que tú estés en la misma situación. Tal como sucede en las auditorías presenciales, sabemos que durante el día surgen interrupciones, como llamadas, y consideramos que esto es igual.