Lieferanten: Vorbereitung auf ein virtuelles Audit

Wird mein virtuelles Audit von meinen Kunden anerkannt?

Wir haben die Zustimmung von Einkäufern und Lenkungsgruppen eingeholt, um während der aktuellen Krise virtuelle Audits durchzuführen. Die Einkaufsorganisationen haben sich bereit erklärt, virtuelle Audits genauso anzuerkennen, wie sie es bei persönlichen Audits tun würden.

 

Kann ich meine Akkreditierung bis nach dem Ende des Lockdowns verlängern und dann das Audit durchführen?

Auch wenn die Einkäufer-Gemeinschaft versteht, dass wir uns in einer beispiellosen Zeit befinden und sich unsere Arbeitsweise drastisch verändert hat, hat sie dennoch hervorgehoben, wie wichtig die Beibehaltung von Arbeitsschutz-, Umwelt-, Qualitäts- und CSR-Managementsystemen in dieser Zeit ist. Das Audit gibt ihnen die Gewissheit, dass die Arbeit schnell und nach denselben hohen Standards aufgenommen werden kann, die sie von uns gewohnt sind.

Wenn Sie das Audit jetzt abschließen, haben Sie den Vorteil, dass Sie sich bei Beginn der Arbeiten auf diese konzentrieren können und nicht auf das Audit. Wir wissen auch von mehreren Ausschreibungen, die kürzlich von der Einkäufer-Gemeinschaft veröffentlicht wurden.

 

Viele unserer Dokumente werden in unserem Büro oder von anderen Personen aufbewahrt – hat das Auswirkungen auf uns?

Wir sind uns bewusst, dass einige Dokumente und Unterlagen möglicherweise in Ihrem Büro aufbewahrt werden und zum jetzigen Zeitpunkt nicht zugänglich sind. Unsere Prüfer werden um Einsicht in die Verfahren bitten, die sich auf diese Nachweise beziehen, und lediglich in einer Anmerkung erklären, warum die Unterlagen zum Zeitpunkt des Audits nicht eingesehen werden konnten.

Falls sich Dokumente im Besitz anderer Personen befinden, empfehlen wir, die Einladung zum Meeting an alle Kollegen weiterzugeben, die die Bewertung unterstützen könnten. Der Meeting-Link, den wir Ihnen zusenden, kann an alle Personen weitergeleitet werden, die normalerweise an Ihrem Audit beteiligt sind, wie z. B. die Personalabteilung.

 

Ich habe die Nachweise für das Audit, aber sie liegen alle in Papierform vor – wie kann ich sie mit Ihnen teilen?

Für alle Dokumente in Papierform gibt es einige großartige (kostenlose) Handy-Scan-Apps. Einige unserer Prüfer verwenden die Scanner-App, die Fotos in gescannte Fotokopien umwandelt, die dann an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet oder gespeichert werden können.

 

Was ist mit Datenschutz und DSGVO?

Wir behandeln unsere virtuellen Audits auf die gleiche Weise wie unsere persönlichen Audits. Wir zeichnen das Gespräch nicht auf und bitten Sie auch nicht um die Übermittlung von Informationen, es sei denn, Sie wünschen dies. Wir sind auch gerne bereit, geschwärzte Dokumente einzusehen, wenn Sie Bedenken haben, personenbezogene Daten weiterzugeben.

 

Was geschieht nach dem Audit?

Nach Abschluss des Audits laden wir den Auditbericht in das System hoch, und Sie haben wie gewohnt Zugriff auf Ihren Bericht und Ihr Zertifikat. Für UVDB Verify-Kunden, die ein Audit vor Ort benötigen, wird der Standortkomponente im Bericht und im Zertifikat ein Null-Score zugewiesen, bis dieses abgeschlossen ist. Sobald die Reisebeschränkungen gelockert sind, werden wir mit Ihnen einen Vor-Ort-Termin vereinbaren.

 

Technische Anforderungen

Brauche ich eine Kamera oder einen Lautsprecher, um das Audit durchzuführen?

Es ist nicht erforderlich, dass Ihr Computer eine Kamera hat. Wir haben das Audit mithilfe eines Handygesprächs über Lautsprecher durchgeführt, während die Informationen auf dem Bildschirm angezeigt wurden. Das Audit lässt sich leichter durchführen, wenn Ihr Laptop über einen Lautsprecher verfügt, aber es gibt auch Alternativen.

 

Benötige ich dafür zusätzliche Software auf meinem Computer?

Vor der Durchführung des Audits bespricht unser Prüfer mit Ihnen die beste Software (Microsoft Teams, Skype, Dropbox, GoToWebinar usw.), die wir zur Durchführung des Audits verwenden können. Das Tolle an Microsoft Teams ist, dass Sie die Software nicht auf Ihrem Computer benötigen, da wir Ihnen einen Link schicken.

 

Könnten wir die Software vorher testen?

Unsere Prüfer sind gerne bereit, die Software mit Ihnen auszuprobieren, damit am Tag des Audits alles reibungslos abläuft. Wenn Ihnen ein Prüfer zugewiesen wurde, zögern Sie bitte nicht, sich mit ihm in Verbindung zu setzen und um einen Test zu bitten.

 

Ich habe nichts gegen das Audit, aber das Haus ist sehr laut mit Kindern/Haustieren, ist das in Ordnung?

Wie Sie arbeiten auch wir von zu Hause und haben uns an die damit verbundenen Schwierigkeiten gewöhnt. Viele unserer Prüfer haben Kinder und Haustiere, und wir haben absolut kein Problem damit, wenn dies bei Ihnen auch der Fall ist. Genau wie bei einem persönlichen Audit wissen wir, dass im Laufe des Tages Dinge wie Anrufe anfallen, und wir gehen genauso damit um.

 

Updated on 10th Mai 2022

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