Lieferanten: Informationsanfrage

„Informationsanfrage“ ist ein Tool, mit dem Einkaufsorganisationen ausgewählten Lieferanten zusätzliche Fragen stellen können, oft in Vorbereitung auf eine bevorstehende Ausschreibung. In einigen Netzwerken/Gemeinschaften ist dies ein vorgeschriebener Schritt in regulierten Ausschreibungsverfahren.

 

Bitte beachten Sie: Der Einkäufer, der die Informationsanfrage initiiert, kann auch die Antworten im Hauptfragebogen als Teil seiner ersten Auswahlkriterien verwenden. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihren Fragebogen auf dem neuesten Stand halten und dass Ihr Abonnement und Ihr Status den Anforderungen entsprechen.

Informationen anfordern können Sie über das Menü oben links. Dadurch wird das Dashboard für Informationsanfragen geöffnet, in dem die folgenden Ereignisse aufgelistet sind:

  • Ereignisse, für die Sie zu einer Antwort aufgefordert wurden
  • Ereignisse, auf die Sie geantwortet haben
  • Ereignisse, für die Sie einen Ausschlussbericht erhalten haben

Status
Ereignisstatus

Der Status eines Ereignisses ist sowohl im Dashboard für Informationsanfragen als auch im Ereignis selbst sichtbar.

  • Offen: Ein Ereignis, das von der Einkaufsorganisation veröffentlicht wurde und innerhalb der angegebenen Frist liegt.
  • Geschlossen: Ein Ereignis, das die Frist überschritten hat.
  • Ausgeschlossen: Ein reguliertes Ereignis, für das Sie bestimmte Kriterien nicht erfüllt haben (siehe Abschnitt unten).

Antwortstatus

Der Antwortstatus zeigt an, ob Ihr Unternehmen Interesse angemeldet hat und ob eine Antwort eingegangen ist.

  • Eingeladen: Der Einkäufer möchte, dass Sie an dem Ereignis teilnehmen; es ist noch offen und die Antwort Ihres Unternehmens steht noch aus.
  • Interessiert: Ihr Unternehmen hat Interesse angemeldet, aber noch nicht begonnen, die Fragen des Einkäufers zu beantworten.
  • Nicht interessiert: Ihr Unternehmen hat mitgeteilt, dass es nicht an dem Ereignis interessiert ist.
  • In Bearbeitung: Ihre Ereignisantwort ist ausgefüllt, wurde aber noch nicht an den Einkäufer zurückgeschickt.
  • Keine Antwort: Das Ereignis wurde ohne eine Antwort von Ihnen geschlossen.
  • Geantwortet: Ihr Unternehmen hat dem Einkäufer eine Antwort geschickt.
    • Wird beantwortet

Sie können das anfängliche Interesse Ihres Unternehmens an dem Ereignis anzeigen, indem Sie das Ereignis über das Dashboard öffnen und auf „Aktionen“ klicken. Wählen Sie entweder „Interesse anmelden“ oder „Als nicht interessiert registrieren“. Auf diese Weise kann der Einkäufer das Interesse an dem Ereignis verfolgen und das Antwortvolumen vorhersehen. Der Abschnitt „Ereignisdetails“ enthält wichtige Informationen und Hinweise zum Ereignis, einschließlich unterstützender Unterlagen, Fristen und Kontaktinformationen.

Wenn Sie bereit sind, vollständig zu antworten, gehen Sie zum Abschnitt „Fragen“. Die Fragen werden vom Einkäufer erstellt und können in Form von Freitext oder über Auswahllisten beantwortet werden. Möglicherweise werden Sie auch aufgefordert, unterstützende Dokumente hochzuladen (maximale Größe 30 MB). Ihre Antworten und Uploads werden während des Ereignisses gespeichert; Sie können das Ereignis verlassen und später dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Klicken Sie anschließend auf „Antwort einsenden“. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Antwort vor dem Zeitpunkt, zu dem das Ereignis endet, übermittelt wird, da sie sonst vom Einkäufer nicht gesehen wird.

Ihr Interesse an einem Ereignis ändern

Sie können die Reaktion Ihres Unternehmens auf das Ereignis wie folgt ändern: Öffnen Sie das Ereignis über das Dashboard „Informationsanfragen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ oben rechts.

Um den Status von „interessiert“ zu „nicht interessiert“ zu ändern, wählen Sie „Als nicht interessiert registrieren“.  Hinweis: Neben den Fragen ist ein Vorhängeschloss zu sehen, das verhindert, dass Antworten gegeben werden können – alle zuvor übermittelten Antworten werden gelöscht. Um den Status auf „Interesse“ zu ändern, wählen Sie „Interesse anmelden“. Das Ereignis ist nun „freigeschaltet“, und Antworten können eingegeben werden.

Ausschluss aus dem Ereignis

Wenn ein Einkäufer ein reguliertes Informationsanfrage-Ereignis durchgeführt hat, kann er verpflichtet sein, Lieferanten zu benachrichtigen, die nicht eingeladen wurden. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Einkäufer eine Suche nach Warencodes durchgeführt hat, die Ihr Unternehmen in die gewünschten Regionen liefern kann, Ihr Unternehmen jedoch anschließend aus der Liste der Suchergebnisse herausgefiltert wurde. In der Ausschlussmitteilung erfahren Sie, welche zusätzlichen Suchfilter verwendet wurden, die zu Ihrem Ausschluss geführt haben – dies kann z. B. das Fehlen eines bestimmten dokumentierten Managementsystems sein. Wenn Sie sich von der Benachrichtigung aus durchklicken, sehen Sie Folgendes:

    • Details zum Ereignis
    • Unternehmen
    • Datum und Uhrzeit des Ausschlusses
    • Ausstellungsdatum und -zeit
    • Die Kriterien, die nicht erfüllt wurden
    • Die Kriterien, die erfüllt wurden

 

 

Updated on 10th Mai 2022

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