Buyer: Slik bruker du søkefunksjonen

Dette er et verktøy som du kan bruke til å søke etter leverandører og sjekke etterlevelsesstatusen og dataene deres. Søkefunksjonen er også sentral i prosessen med informasjonsforespørsler og med å følge leverandører og varenumre. Begynn med å åpne Leverandørsøk i hovedmenyen under det trelinjede ikonet i det øverste feltet.

Du kan vise profilen og åpne spørreskjemaet til en leverandør ved å klikke på en rad i søkeresultatene.

Nøkkelordsøk

Teksten du angir i søkeboksen for nøkkelord, vil bli matchet mot selskapsnavn, Achilles-ID, varenummer, organisasjonsnummer, varenavn og interne ID-er som selskapet bruker for leverandører (hvis det er konfigurert for selskapets konto). Du kan bruke rullegardinlisten til venstre for boksen til å begrense søket til ett av disse feltene. For å matche et uttrykk bruker du anførselstegn: “stålrør”.

Filtre

Filtrene som vises nede til venstre på skjermen, kan brukes til å begrense resultatene. Du kan utvide eller skjule dem ved å klikke på overskriftene. Klikk på «Fjern alle» øverst vil du vil tilbakestille alle filtervalgene. Søkeresultatene til høyre vil bli oppdatert etter hvert som du legger til og fjerner filtre. Du kan spore det totale antallet som endrer seg, ved hjelp av den animerte telleren øverst til venstre.

Varenumre

Filtrer leverandører etter produktene/tjenestene de tilbyr. Klikk på lenken «Velg numre» for å åpne velgeren og deretter drille ned for å finne oppføringene du trenger. Du ser flere nummervelgere hvis du har tilgang til flere nettverk. Bruk «VILKÅRLIG»-knappen for å finne leverandører av hvilke som helst av de valgte varenumrene. Hvis du velger «ALLE»-knappen, vil bare de som tilbyr alle de angitte numrene, bli returnert. Disse valgene tilsvarer de boolske operatorene «ELLER» og «OG». Merk at du bør bruke ALLE-innstillingen hvis du må finne leverandører for et bestemt nivå 4-nummer. Hvis du velger VILKÅRLIG når du har valgt et nivå 4-nummer, vil også leverandører av det overordnede nivå 3-nummeret bli returnert.

Nedenfor varenummervelgerne kan du velge «Leveransetype». På den måten kan du angi hvilken type leveranse du er interessert i for de valgte produktnumrene. Du kan velge mellom produsenter, agenter og forhandlere. Merk at denne distinksjonen ikke gjelder numre av tjenestetypen.

Leveringsområde

Begrens leverandørlisten ved å angi hvilke geografiske områder leverandørene må kunne betjene. Knappene «VILKÅRLIG» og «ALLE» fungerer på samme måte som for varenumrene ovenfor. Merk at systemet kryssjekker alle numre du har valgt, for å sikre at de leveres til områdene du har valgt.

Handelsland

Dette filtrerer etter landene leverandørene har oppgitt i handelsadressen. Du kan gjøre flere valg fra rullegardinlisten. I motsetning til leverandørområde har hver leverandør bare ett handelsland.

Økonomisk

Avhengig av abonnementstilgangen din vil du se noen eller alle av de følgende filtervalgene i denne filterskuffen.

• Salgsinntekt: Bruk minimums- og maksimumsboksene til å angi påkrevd omsetningsområde. Valutaene som brukes av leverandørene, vil bli vekslet slik at de matcher valutavalget ditt. Inntekt vises for siste registrerte regnskapsår.
• Likviditet – likviditetsgrad: Dette tallet hentes fra en tredjepart og beregnes som totale omløpsmidler / total kortsiktig gjeld. Det er en indikasjon på et selskaps evne til å oppfylle kortsiktige gjeldsforpliktelser. Jo høyere grad, desto mer likvid er selskapet.
• Egenkapital i %: Dette hentes også fra en tredjepart og beregnes som egenkapital / {totale omløpsmidler + materielle anleggsmidler) * 100. Dette forholdet viser selskapets verdi (egenkapital) som en prosent av de totale omløpsmidlene og de materielle anleggsmidlene.
• Kredittscore: Når vi har en numerisk kredittscore tilgjengelig for leverandører fra tredjepartsleverandøren vår, kan denne filtreres ved å bruke glidebryteren som er rød, gul og grønn.
• Kredittvurdering: Når en kredittvurdering i fire nivåer er tilgjengelig fra tredjepartsleverandøren vår, kan dette filteret brukes. Flere scorer (4–1) kan velges samtidig.

Antall ansatte

Dette er et enkelt minimums-/maksimumsfilter for å telle de ansatte.

Styringssystemer

Filtrer etter leverandører som enten har dokumenterte eller sertifiserte styringssystemer på plass. Sertifiseringen vil være i henhold til en anerkjent internasjonal standard. Tre alternativer er tilgjengelige – kvalitet, helse og sikkerhet, miljø. Når du velger det sertifiserte alternativet, returneres kun leverandører som har oppgitt at de har et sertifisert system OG har lastet opp et gyldig sertifikat.

Mine relasjoner

Dette gjør at du kan se kun de leverandørene som har satt opp en definert relasjon med organisasjonen din. Ta kontakt med kundeansvarlig hvis du vil ha mer informasjon.

Leverandørnivå/-status

Bruk leverandørnivåfilteret til å begrense valget til leverandører som har et bestemt abonnementsnivå. Dette tilsvarer graden av Achilles-evaluering de har vært gjenstand for, og du har kanskje en obligatorisk terskel for anskaffelser. Tilgjengelige leverandørnivåer kan variere etter nettverk.

Med leverandørstatusfilteret kan du skille mellom leverandører som har oppdaterte versus utløpte spørreskjema. Disse utløper ett år etter siste publiseringsdato.

Revisjon

Du kan filtrere etter de (gyldige) revisjonene som leverandørene har. Disse gir et høyere sikkerhetsnivå enn spørreskjemadataene. De tilgjengelige filterkategoriene er konsulenter/designere, skrivebord, produsenter/distributører, på anlegg én dag, på anlegg to dager, SSIP helse og sikkerhet, screening av overvåkningsliste. Ikke alle revisjonstyper er tilgjengelige i alle nettverkene.

ESPD-etterlevelse

Dette er bare tilgjengelig for bestemte nettverk og lar innkjøpere filtrere leverandører etter om de har oppgitt at de etterlever det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD).

Krav til kjernekraftverk

Dette filteret er bare synlig for innkjøpere som er en del av UNCE-nettverket, og det dekker prekvalifiseringskravene for svenske kjernekraftverk. Det er seks individuelle filtreringsfaktorer i tillegg til et generelt filter.

Kvalifiseringsstatus

Dette filteret er bare tilgjengelig for innkjøpere som har kvalifisering som en del av abonnementet. Med denne funksjonen kan innkjøpere merke leverandører som kvalifisert, betinget kvalifisert, ikke kvalifisert eller under vurdering. Denne merkingen må for øyeblikket utføres i Insights-plattformen, men statusen synkroniseres med MyAchilles og kan brukes som søkefilter. Statusen kan også ses i leverandørprofilen. Kontakt kundeansvarlig hvis du er interessert i å legge til denne funksjonaliteten i abonnementet.

Panelvisning

Som standard ser du leverandørresultatene i panelvisningen. I denne visningen forenes viktige data og etterlevelsesinformasjon om hver leverandør, og den er enkel å bla gjennom. Hvis du vil se flere data og manipulere resultatene, bør du bytte til tabellvisningen med knappen øverst til høyre. Se neste del hvis du vil ha mer informasjon.

I tillegg til viktig informasjon som adresse, nettsted og årlig salgsinntekt vises det markedsføringsinformasjon i panelvisningen. Leverandører oppfordres til å fylle ut en «Om oss»-del som fyller hoveddelen av panelet. De kan også legge til brukernavn for sosiale medier.

Etterlevelse

I panelet til høyre ser du en etterlevelsesmodul som indikerer leverandørens etterlevelse med nettverkets sikkerhetskrav. Modulen har faner for hvert nettverk som du har til felles med leverandøren. De tre indikatorene fungerer på følgende måte:

• Spørreskjema: En blå hake vises når den påkrevde versjonen av spørreskjemaet er publisert og gyldig (mindre enn 12 måneder gammelt). Et gult utropstegn vises når dette ikke er tilfellet.
• Revisjon: En blå hake vises når en revisjon som er påkrevd for leverandørens medlemsnivå, er fullført og gyldig. Et gult utropstegn vises når en revisjon er påkrevd, men ikke utført eller utdatert. Det vil være en grå prikk når det ikke er noe etterlevelseskrav for en revisjon. Leverandøren kan likevel ha vært gjenstand for en revisjon frivillig – i så fall kan du få tilgang til denne ved å klikke deg til leverandørprofilen.
• Medlemskap: En blå hake vises når leverandøren har det rette, oppdaterte abonnementet som er i samsvar med sikkerhetsnivået deres. Sistnevnte er drevet av nettverksspesifikke regler som er utformet for å identifisere leverandører som utgjør en høyere risiko. Et gult utropstegn vises når disse betingelsene ikke er oppfylt.

Styringssystemer

Denne modulen viser om leverandøren har et dokumentert eller fullt ut sertifisert styringssystem i den publiserte versjonen av spørreskjemaet for kvalitet og helse, miljø og sikkerhet. De tre statusene er sertifisert, dokumentert og ingen. Du kan lese mer om standardene som er på plass, og gå gjennom opplastede sertifikater ved å åpne leverandørens spørreskjema. Merk at leverandører bare vises som sertifiserte hvis de har lastet opp et gyldig sertifikat.  

Tabellvisning

Du kan gå til tabellvisning ved hjelp av knappen øverst til høyre.

De samme leverandørene vises, men denne gangen med kolonner som inneholder de viktigste dataene deres. Du kan sortere hver kolonne ved å klikke på overskriften. Det er et tannhjulikon øverst til venstre i tabellen som åpner kolonnevelgeren. Her finner du ekstra data som ikke vises i standardvisningen. Kolonnenvalgene du tar, blir overført til PDF- og Excel-nedlastingene. Hver av nedlastingene inneholder en forklaring med definisjoner av hvert datapunkt. De valgte kolonnene blir også inkludert i nedlastinger av informasjonsforespørsler om anbud når søkefunksjonen har vært brukt (se mer i delen Informasjonsforespørsel).

Tilgjengelige kolonner er som følger. Bare de som er relevante for dine nettverk, vises.

Viktig informasjon

• Organisasjonsnavn: Handelsnavn.
• Status: Om leverandørens spørreskjema er oppdatert eller utdatert.
• Nettverk: Nettverkene leverandøren er medlem av.
• Intern ID: Intern ID oppgitt av innkjøperorganisasjon.
• Kvalifiseringsstatus: Kvalifiseringsstatusen til denne leverandøren som angitt av organisasjonen din. Status angis i Achilles Insights.
• Leverandørens registreringsnivå: Det høyeste nivået med Achilles-sikkerhet som leverandøren har oppnådd.
• Sentrale produkter og tjenester: Produkter og tjenester som er registrert som sentrale av leverandøren.
• Revisjonsstatus: Valideringsstatusen til den siste Achilles-revisjonen mottatt av leverandøren.
• NORSOK OMS: Driftsstyringssystemets score.
• Kredittscore: Leverandørens overordnede Credit Safe-score.
• Kredittscore sist oppdatert: Dato for siste oppdatering av Credit Safe-score.
• Kredittvurdering: Leverandørens overordnede kredittvurdering.
• Regnskapsårets slutt: Regnskapsårets siste dato.
• Valuta: Valutaen som årlig salgsinntekt vises i.
• Årlig salgsinntekt: Årlig salgsinntekt.
• Likviditet – likviditetsgrad: Totale omløpsmidler / total kortsiktig gjeld. Dette er en indikasjon på et selskaps evne til å oppfylle kortsiktige gjeldsforpliktelser. Jo høyere grad, desto mer likvid er selskapet.
• Egenkapital i %: Egenkapital / (totale omløpsmidler + materielle anleggsmidler) x 100. Dette forholdet viser selskapets verdi (egenkapital) som en prosent av de totale omløpsmidlene og de materielle anleggsmidlene.
• Antall ansatte: Antall ansatte.
• Organisasjonsnummer: Organisasjonsnummer.
• Registrert navn: Registrert navn.
• Øverste morselskap: Organisasjonsnavn.
• Forsikringstype: Forsikringstype.
• EU-flysideforsikring: Driver leverandøren virksomhet på flysiden i en lufthavn i EU med passende forsikring?
• Achilles-ID: Leverandørens Achilles-ID-nummer.
• Etterlever ESPD: Selskapet bekrefter etterlevelse på alle områder.

Helse og sikkerhet

• Helse- og sikkerhetsstyringssystem: Dokumentert: Finnes det et dokumentert helse- og sikkerhetsstyringssystem? Sertifisert: Har helse- og sikkerhetsstyringssystemet blitt vurdert av en tredjepart eller sertifisert i henhold til OHSAS 18001, ISO 45001 eller tilsvarende? Merk at det står Sertifisert kun hvis et gyldig sertifikat er lastet opp.
• Ulykkessystem – dok.: Har leverandøren et dokumentert rapporteringssystem for ulykker, farlige hendelser eller nestenulykker?
• Ulykker som fører til fravær: Antall ulykker som førte til fravær i det siste rapporterte regnskapsåret.
• Formell risikovurderingsprosess: Formell risikovurderingsprosess for å identifisere farer, risikoer og tilhørende kontrolltiltak?

Kvalitetssikring

• Kvalitetsstyringssystem: Dokumentert: Har leverandøren ett eller flere dokumenterte kvalitetsstyringssystemer? Certified: Har kvalitetsstyringssystemet blitt vurdert av en tredjepart (for eksempel revisjon) eller sertifisert i henhold til ISO 9001:2015 eller tilsvarende? Merk at det står Sertifisert kun hvis et gyldig sertifikat er lastet opp.

Miljø

• Miljøstyringssystem: Dokumentert: Har leverandøren ett eller flere dokumenterte miljøstyringssystemer? Certified: Er miljøstyringssystemet sertifisert i henhold til en internasjonal standard (for eksempel ISO14001:2015) eller tilsvarende? Merk at det står Sertifisert kun hvis et gyldig sertifikat er lastet opp.
• Vurdering av miljøpåvirkning: Identifiserer leverandøren driftens påvirkning på miljøet?
• Miljøpålegg: Antall pålegg om miljørelaterte forbedringer, forbud eller reduksjoner
• Dømt for miljøbrudd: Har leverandøren vært dømt for brudd på miljølover i land der de driver virksomhet, de siste fem årene?
• Miljødommer: Antall dommer for brudd på miljølover.
• Målt karbonfotavtrykk
• Rapporterte miljøhendelser: Har leverandøren et formelt rapporteringssystem for miljørelaterte hendelser eller nestenulykker?
• Pålegg fra miljømyndighet: Har leverandøren fått pålegg fra en miljømyndighet i land der de driver virksomhet, de siste fem årene?
• Produsent av farlig avfall: Genererer leverandøren avfall som er klassifisert som farlig avfall?
• Handlingsplan om biologisk mangfold: Gjennomfører leverandøren handlingsplaner om biologisk mangfold?
• Miljøstyringsplaner: Gjennomfører leverandøren miljøstyringsplaner?

Etiske forretningspraksiser

• Retningslinjer for å forebygge bestikkelser: Er dokumenterte retningslinjer for å forebygge bestikkelser, korrupsjon og svindel på plass?
• Korrupsjonsdom: Har leverandøren vært dømt for brudd på korrupsjonslover i land der de driver virksomhet, de fem siste årene?
• Retningslinjer og kontroller for skatteunndragelse: Har leverandøren skriftlige retningslinjer og støttende kontroller som beskriver hvordan de skal unngå å legge til rette for skatteunndragelse i henhold til lovgivningen (Criminal Finances Act 2017 i Storbritannia)?
• CSR-system for egen organisasjon: Har leverandøren et dokumentert system for samfunnsansvar?
• CSR-system for leverandørkjeden: Har leverandøren dokumenterte retningslinjer for samfunnsansvar som gjelder leverandørkjeden?
• Universelt CRS-system: Har leverandøren retningslinjer for samfunnsansvar som gjelder alle lokaliteter uavhengig av land?
• Drift utenfor EU: Driver leverandøren virksomhet utenfor EU?
• Dom for brudd på arbeidsrettslovgivning: Har leverandøren vært dømt for brudd på lover om etisk arbeidspraksis i land der de driver virksomhet, de siste fem årene?
• Overholder irsk arbeidsrettslovgivning: Overholder leverandøren gjeldende arbeidsrettslovgivning i Irland? Data spesifikke for Supply-Line-nettverket.
• Retningslinjer for slaveri i organisasjonen: Har leverandøren dokumenterte retningslinjer for å sikre at verken slaveri eller menneskehandel finner sted i organisasjonen?
• Retningslinjer for slaveri i leverandørkjeden: Har leverandøren dokumenterte retningslinjer for å sikre at verken slaveri eller menneskehandel finner sted i leverandørkjeden?
• Dom for slaveri: Har leverandøren vært dømt for brudd på slaverilovgivningen i land der de driver virksomhet, de siste fem årene?
• Dom for tvangsarbeid: Har leverandøren vært dømt for bruk av tvangsarbeid, bundet arbeid eller fengselsarbeid og strenge disiplinærtiltak de siste fem årene?
• Dom for barnearbeid: Har leverandøren vært dømt for brudd på barnearbeidslover i land der de driver virksomhet, de siste fem årene?

Forretningskontinuitet

• Leder for leverandørkjede: Har leverandøren en leder som er ansvarlig for å styre leverandørkjeden eller et viktig punkt i leverandørkjeden?
• Godkjent leverandørregister: Opprettholder leverandøren et register over godkjente leverandører?
• Vurdering/revisjon av leverandørkjede: Vurderer eller reviderer leverandøren leverandørkjeden?

Primær eller sekundær forretningskontakt

• Opplysninger viser til den tilordnede primære forretningskontakten i leverandørorganisasjonen. Ytterligere kontakter er tilgjengelige i spørreskjemaet.
• Opplysninger viser til den tilordnede sekundære forretningskontakten i leverandørorganisasjonen. Ytterligere kontakter er tilgjengelige i spørreskjemaet.

Nedlasting

Velg leverandører ved hjelp av alternativknappene til venstre for hver rad, eller velg alle ved hjelp av alternativknappen øverst i listen. Nedlastingsknappen øverst blir aktiv. Deretter velger du filnavn og filtype. Nedlastingene inneholder de samme kolonnene som er synlige i tabellvisningen. Legg til flere kolonner hvis du vil ha flere data i nedlastingene. De nedlastede filene inneholder informasjon om søket, inkludert filterkriteriene som er brukt.

PDF-nedlastingen lar deg laste ned opptil 4000 resultater samtidig. Hvis det er flere enn 4000 resultater, kan du bare laste ned med Excel.

Følg leverandører og varenumre

Søkegrensesnittet lar deg velge bestemte leverandører og varenumre som du er interessert i å følge med på. Det er tre typer varslinger:

• Følg endringer i leverandørs status: Velg leverandører ved hjelp av alternativknappene til venstre for hver rad, og velg deretter «Følg valgte leverandører» under «Handlinger» øverst til høyre. Når dette er angitt, får du varslinger i dashbordet når publiseringsstatus for noen av disse leverandørene endres. Se egen del under Dashbord hvis du vil vite mer om hvordan du administrerer innstillingene.
• Følg endringer i leverandørs kredittscore: Følg trinnene beskrevet ovenfor, så vil du om tilgjengelig også motta varsler når kredittscoren til leverandørene du følger, endres. Du kan slå av disse varslene ved å gå til dashbordet og klikke deg til Administrer varslinger.
• Følg varenumre: Kjør et søk som inneholder filtre for varenummer. Velg «Følg valgte varenumre» under «Handlinger» øverst til høyre. Når dette er angitt, får du varslinger i dashbordet når noen av leverandørene begynner eller slutter å levere numrene du følger. Se egen del under Dashbord hvis du vil finne ut mer om hvordan du administrerer det du følger.

Informasjonsforespørsel

Du kan bruke søkeresultatene til å sette i gang en informasjonsforespørsel om anbud og legge til leverandører i et eksisterende anbud. Se delen Informasjonsforespørsel hvis du vil ha mer informasjon.